Prilikom organizacije kongresa, suočeni ste s velikim brojem odluka. Sam početak vaše organizacije počinje tako da odredite okvirni broj sudionika, tip događaja, datum i vrijeme održavanja kongresa. Nakon toga dolazite do odabira mjesta tj. pitanja kako odabrati odgovarajući kongresni centar, koju bi morali rezervirati barem šest mjeseci prije. Ovaj dio vaše organizacije bi mogao imati najveći utjecaj te je dobro razmotriti neke glavne faktore.
· Budžet
Bilo bi dobro da budete troškovno svjesni organizator, ako bi zadržali niže cijene vašeg kongresa, kako bi oslobodili dodatni budžet za hranu i piće te kako bi organizirali ugodno druženje i dobru zabavu. Bitno je da budete fleksibilni, ali opet i realni. Fleksibilnost može biti odličan pregovarački alat, te određeni dani u tjednu omogućuju manje cijene, normalno, ovisno o tipu događaja. Također, bitno je da ste realni, da znate na što jednostavno morate odvojiti dio budžeta. Jednom kada bi znali koliko bi potrošili, onda se možete prilagođavati dodatnim troškovima, kao što su marketinški materijali – brošure, posjetnice ili pokloni.
· Ambijent i akustika
Obratite posebnu pozornost na postojeći dekor željene kongresne dvorane. Pogledajte kakva je arhitektura, koji je stil te unutrašnjost dvorane. To vam neće uzeti previše vremena jer u samom planiranju ćete dobiti viziju kakav ambijent želite stvoriti.
Ono na što mnogi ne obraćaju pozornost, a igra veliku ulogu je akustika. Ako ste prije bili na kongresima, možda ste se zatekli u situaciji da je bilo toliko glasno da niste mogli komunicirati sa svojim kolegama. To je bio problem akustike. Ako već gledate kongresni centar onda obratite pozornost na veličinu dvorane i strop. Naime, ako kongresna dvorana ima nizak strop, postoji mogućnost da će vam se na prvu svidjeti, no pripazite. Nizak strop utječe na akustiku te će vrlo vjerojatno biti glasnije. S druge strane, ako je kongresna dvorana prevelika, može se stvorit jeka, koja također nije ugodna.
Akustika u dvorani nije glavni i odlučujući faktor u odabiru i organizaciji kongresa no može bitno utjecati na kvalitetu.
· Usluge i sadržaji
Uz izgled i akustiku same dvorane, važno je uzeti u obzir i uslugu te pogodnosti koje se nude. Kada organizirate kongres, obratite pozornost na to, da li postoji kuhinja koja bi vam omogućila ugostiteljske usluge za kongres. Takve dvorane bi vam mogle dati određeni popust.
Ostale dvorane imaju partnerski odnos s pružateljem hrane ili jednostavno možete sami organizirati ili donijeti.
Ako ne možete rezervirati dvoranu koja vam može servirati hranu u kojoj će sudionici uživati, onda bi bilo bolje odabrati onu dvoranu koja će vam omogućuje da ju sami donesete. Hranu i piće morate ponuditi kako bi svi bili zadovoljni.
Osim hrane i pića, provjerite nude li, uređene stolove u skladu s ambijentom, profesionalno osoblje koje će se pobrinuti za uzvanike, te imaju li željenu tehnologiju kako bi sve prošlo bez ikakvih problema.
· Lokacija
Dobra lokacija može imati različito značenje za različite događaje. Za događaje na kojem prisustvuju sudionici koji su geografsko ograničeni, treba se birati dvorana unutar razumne udaljenosti, ne toliko daleko od njihovih radnih mjesta ili domova. Također, ako mnogi sudionici žive izvan grada, onda bi bilo prikladno da se kongres odvija u dvorani koja se nalazi u blizini aerodroma ili hotela u kojem su smješteni. Svakako, najbolja opcija je da postoji mogućnost da se sudionike smjesti na identičnoj lokaciji gdje se održava i kongres. Ako organizirate kongres, sada znate da je, kongresna dvorana unutar hotela dobitna kombinacija.
· Parking
Prilikom organizacije kongresa, provjerite postoji li parking, to je izrazito bitno. Ako nemate tu opciju, provjerite postoji li parking u blizini koji možete iskoristiti. Ako vam niti to nije opcija, a sama dvorana vam odgovara te ne želite još krenuti u potragu za novom, onda postoji još nekoliko alternativa. Provjerite postoji li mogućnost da iznajmite neko parkiralište koje je u blizini i koje se naplaćuje. Možda možete dogovoriti određeni popust. Uštedjet će vam na vremenu ali će vam uzeti i dio budžeta. Osim toga postoji i mogućnost korištenja Ubera. Uber je novost na hrvatskom tržištu te često daju dobre popuste novijim korisnicima. Možete s njima dogovoriti suradnju te iskoristit početne popuste.