Mnoga se poslovna putovanja započnu planirati u zadnjoj minuti ili pak prezaposleni poslodavci ostavljaju na zaposlenicima donošenje odluka o putovanjima. No, ponekad zaposlenici nemaju iskustva u planiranju i organiziranju putovanja, što može stvoriti dodatne troškove.
Podaci (iz doduše SAD-a) pokazuju kako svake godine na domaće letove unutar Amerike, kompanije potroše skoro 112 milijardi dolara, dok zaposlenici potroše oko 949 dolara na razne putne troškove. Kada se pogledaju te brojke, lako je zaključiti da bi bilo bolje dati zaposlenicima smjernice za praktičnije i ekonomičnije odluke oko poslovnih putovanja.
Bez konkretnih smjernica za putovanja, vrijeme i novac vrlo lako nestanu te izgube svoju vrijednost. To se posebno događa kada zaposlenici samostalno pokušavaju pronaći najjeftinije cijene, bez da u obzir uzmu i logistiku. Tako primjerice, ako zaposlenik odabere najjeftiniju opciju putovanja da dođe do određenog mjesta, tada će vjerojatno trošiti svoje vrijeme na dugotrajno putovanje te će se zbog toga stvarati dodatni troškovi sa strane. Na kraju kada se sve zbroji, ušteda i nije toliko velika unatoč najjeftinijem načinu prijevoza.
Tijekom rezervacija avionskih karata, ako tri osobe rezerviraju letove za poslovni sastanak preko tri različita avioprijevoznika, vrijeme dolaska u ciljno odredište vrlo vjerojatno neće biti usklađeno. Umjesto da se zaposlenicima omogući isti let, a zatim ih se odveze uz Uber prijevoz od aerodroma do hotela, ovako će uz tri različita avioprijevoznika zaposlenici doći u različito vrijeme i trebat će se platiti za tri različite vožnje od aerodroma do hotela.
Nedostatak pravila o poslovnim putovanjima također može voditi do toga da zaposlenici niti ne znaju da baš njegov poslodavac, odnosno firma, može ostvariti dodatne popuste ili nagrade zahvaljujući programu vjernosti nekoj aviokompaniji.
Na kraju putovanja, zaposlenici potroše vrijeme na ispunjavanje putnih naloga, dok odjel računovodstva potroši vrijeme i resurse na provjeru naknada.
Ako je isti slučaj i u vašoj tvrtki, pročitajte ove savjete prije nego pošaljete zaposlenika na sljedeći poslovni put.
1. Napravite svoju zadaću.
Bitno je istražiti najbolje mjesto za odsjesti nakon putovanja. Poznati lanci hotela ponekad mogu biti preskupi te zahtijevati dodatne troškove za korištenje besplatnog interneta ili jela. Hoteli koji su prosječni mogu biti prihvatljivih cijena, no vrlo lako se mogu dogoditi problemi sa spajanjem na besplatni Internet, što može zadati dodatne probleme. U Hrvatskoj, posebice kad je u pitanju Zagreb hotel, možete s velikom dozom sigurnosti biti sigurni da je usluga hotela na profesionalnoj razini. No svakom slučaju, prije puta, istražite koji je točno najbolji odabir za vaše potrebe.
U Hrvatskoj vrijedi pravilo da ukoliko je na putu osigurana besplatna hrana, dnevnica se isplaćuje u visini od 20% pune dnevnice. Stoga, bolje je odabrati mjesto s dobivenim i uračunatim obrokom, jer ponekad troškovi obroka u centru nekog grada mogu biti previsoki.
2. Promijenite poslovna pravila.
Ne možemo predvidjeti otkazane letove ili slične probleme na aerodromima, no nužno je promijeniti pravila putovanja tvrtke kako bi se lakše prilagodilo promjenjivim situacijama za vrijeme putovanja. Tvrtke bi trebale staviti manji fokus na limite troškova, a veći fokus preusmjeriti na faktore koji utječu na produktivnost – biranje leta koji dolazi točno na vrijeme sastanka, paziti na trošenje vremena na check-in (prijave za letove), te na vrijeme ukrcavanja na avion.
Dobro istraživanje i usporedbe aviokompanija dobar su način za početak prema dobroj promjeni poslovnih putovanja.
3. Koristite programe nagrađivanja.
Sada je vrijeme priključiti se svim programima vjernosti i programima nagrađivanja. Zašto? Mnoge aviokompanije i hoteli nude takvu vrstu loyalty programa, a upravo se na taj način vrlo lako skupljaju i dobivaju bodovi koji se kasnije mogu pametno iskoristiti za smanjenje troškova.
4. Pronalazite letove strateški
Sigurno već znate da što ranije krenete u potragu za letom, jeftinije će se karte platiti. No, koliko to „ranije“ je točno? Prema ovom istraživanju, brojke kažu kako biste trebali tražiti let točno 57 dana prije odlaska na domaće letove, a 171 dan prije odlaska na internacionalne letove.
Uz ovo vrijedno pravilo, preporučuje se i korištenje aplikacija poput Airfarewatchdog i Yapta, jer se pomoću njih na jednostavan način može saznati sve o letovima. Na spomenutim aplikacijama lako se mogu postaviti specifični načini pretraživanja letova, kao što je kriterij pretraživanja prema određenoj cijeni ili se pak može namjestiti opcija da dobijete obavijest kada cijena za odabrani let padne.
5. Donosite odluke na temelju dostupnih podataka.
Budimo iskreni. Ponekad se nema baš toliko vremena istraživati za najoptimalniji plan i let. Zato u tim slučajevima u pomoć uskaču korisne aplikacije ili web stranice kao što je Biz Airlines.
Takve stranice pomažu tvrtkama i putnicima u skupljanju podataka kako bi se donijele lakše odluke za jednostavno letenje bez neočekivanih problema i trošenja vremena. Spomenute stranice skupljaju podatke te kreiraju korisne informacije, kao što su: vrijeme potrebno za put koristeći određenu aviokompaniju, moguće vremenske neprilike, efikasnost za brži check-in ili proces ukrcavanja.
6. Budite odani jednoj aviokompaniji.
Korištenjem usluga jedne kompanije može pomoći u oslobađanju dodatnog stresa prije putovanja. Tako primjerice, ukoliko redovito koristite jednu aviokompaniju te ste u programu vjernosti, ako vam let kasni ili je odgođen, možete potrošiti svoje vrijeme u VIP prostorijama za odmaranje. Čitanje ili obavljanje drugog posla sa strane – efikasnost je postignuta.
Osim toga, prednost pri check-in i ukrcavanju, dodatne nagrade i slično, pomažu kod smanjivanja stresa prije, ali i tijekom putovanja.
7. Iskoristite svoj novac koji ste dali na putovanje u potpunosti.
Kao što je već spomenuto, dobro je iskoristiti programe vjernosti, jer se tako troškovi mogu poprilično ublažiti. Stoga, raspitajte se za takve programe u aviokompanijama ili hotelima gdje najčešće odsjedate, jer ako zaposlenici često putuju, nagradni bodovi se mogu vrlo brzo skupiti i pametno iskoristiti.
8. Spakirajte se lagano i razmijenite novac prije puta
Nemojte zaboraviti razmijeniti novac prije odlaska na put u nekoj od mjenjačnica koje su vam u blizini. Pretražite Internet te nazovite nekoliko mjenjačnica i provjerite tečaj valute koje nude. Odaberite najpovoljniju te uštedite na konverziji valute jer je mnogo skuplje mijenjati novac izvan Zagreba.
Pored promijene novca vodite računa i o pakiranju. Dodatna prtljaga podiže troškove putovanja, stoga je dobro na put ponijeti samo važne stvari kako bi jedina prtljaga koju nosite bila ručna prtljaga. Tako se ne štedi samo vaš novac, nego se uvelike štedi i vrijeme koje bi se potrošilo tijekom prijave leta i uzimanja prtljage nakon leta.
Ako na put jednostavno morate ponijeti dodatnu prtljagu, pokušajte iskoristiti pogodnosti programa vjernosti koje ima većina boljih aviokompanija, jer će vam omogućiti nošenje dodatne prtljage bez posebnih naknada.
Kada jednom uvedete ovakve promjene i pravila za putovanja, reducirat ćete troškove i povećati efektivnost. Uz to, vaš tim će biti zahvalan na olakšavanju i pojednostavljenju putovanja, koje je samo po sebi poprilično stresno.