5 e-mailova koje vjerojatno šaljete svaki dan (i ljudima idete na živce)

Danas se poslovna korespodencija uglavnom odvija putem e-mailova. Međutim, nekim ljudima pisanim riječima teže je izraziti željeni ton komunikacije nego što bi to učinili verbalnim putem. Zbog toga često dolazi do napetih odnosa kad jedni drugima zamjeraju bezobrazan način razgovora iako to vjerojatno nikome nije bila namjera. Uzmimo za primjer da vam šef pošalje e-mail s tonom uputa za radni dan, a vi odgovorite samo ‘Može’.

Zar ne ispada da ste poprilično nezainteresirani za posao i da na e-mail odgovarate samo da njemu ili njoj date do znanja kako ste vidjeli e-mail i da vas nakon toga jednostavno pusti na miru? A vama to uopće nije bila namjera. Već ste u uredu, pijete kavu, pripremate prve radne zadatke i organizirate si radni dan. Da biste izbjegli da budete krivo interpretirani, donosimo vam pet primjera bezobraznih e-mailova (i to se ne odnosi samo na odnos zaposlenik/šef već na poslovnu komunikaciju općenito), zbog kojih biste mogli biti krivo shvaćeni, piše Forbes.

1. ‘Hitno’ u naslovu e-maila

Kad u naslovu e-maila napišete ‘Hitno’ pokazujete potpuno nepoštovanje prema osobi kojoj to šaljete. Ako je nešto zaista hitno, uzmite telefon i nazovite osobu koja taj zadatak treba ispuniti. U rijetkim situacijama kad je taj mail zaista toliko hitan da u ste u naslov napisali ‘Hitno’, osoba koja ga prima doživljava takav naputak poprilično negativno pa pokušajte tu napomenu staviti u tekst e-maila, a nikako u naslov.

2. Korištenje CC-a i odgovaranje na ‘Reply to all’

Stavljanje ljudi u CC (kad kopiju e-maila dobije još netko), jedna je od najiritantnijih stvari koje ljudi rade prilikom slanja e-mailova. Zašto još netko mora pratiti našu komunikaciju? Šefu kasnije ionako možete pokazati korespodenciju na računalu ako nešto između vas i stranke ne bude u redu. No, ono što je još gore od toga, zasigurno je odgovaranje svim primateljima koji su dobili isti e-mail kao i vi (Reply to all). Ako netko pošalje e-mail na desetak adresa, zaista nije potrebno da vam nakon toga dođe još jedno pet tuđih odgovora ‘Hvala’, zar ne?

Što se tiče e-mailova sa uključenim CC-om, tretirajte sastavljanje takov e-maila kao da je riječ o sastanaku uživo s nekoliko ljudi. I prvo pitajte osobe koje želite uključiti u razgovor smatraju li da je bitno da još netko bude s njima u toj korespodenciji (kao da ih pitate je li potreban još netko na tom sastanku). Što se tiče ‘Reply to all’ ili odgovaranja svima, jednostavno nemojte to raditi. Odgovorite samo pošiljatelju.

3. Kratki odgovori na detaljne poruke

Ako se netko zaista potrudio da vam u jednom e-mailu napiše sve što treba i detaljno objasni kako da se to napravi ili kako želi da nešto izgleda, nemojte odgovoriti samo sa ‘Dobro’. Ispada kao da ni najmanje ne cijenite njezin ili njegov trud. Ako nemate vremena odgovoriti kako spada na poruku koju ste dobili, budite dovoljno pristojni da iskreno odgovorite. ‘Sad sam malo zauzeta, ali vratit ću se na ovo malo kasnije pa se tad javim’, bio bi sasvim pristojan odgovor.

4. Spuštalice

Ako stalno ljudima šaljete e-mailove u kojima im govorite što ne valja i što bi zapravo trebali raditi, stvarate kontraefekt. Ljudi postaju demotivirani jer misle da od svega što rade, ništa ne valja. Probajte izbjegavati negative u e-mailovima jer čak i ako niste planirali biti neljubazni, ispali ste. Radije umjesto da kažete ‘Nemoj mi poslati ovakav izvještaj idući tjedan’, napišite ‘Idući tjedan u izvještaju napiši još to i to’. A ako baš nekoga morate oprati, onda sjedite s čovjekom i popričajte s njim, sigurno će vas više cijeniti, a i biti produktivniji.

5. Robotski mailovi

Ako koristite e-mail kako bi povećali produktivnost rada ureda te sve naputke šaljete na ovaj način kako ne bi gubili vrijeme hodajući od stola do stola, nakon nekog vremena možete djelovati kao robot. Isto kao što nikad ne biste samo bacili neki fascikl na stol, tako ne možete samo razbacivati e-mailove po uredu. No, to se lako može popraviti. Povremeno svojim kolegama napišite kratki pozdrav u prvoj rečenici ili ih pitajte što misle o novim projektima.