Svi je radimo, a dnevno na nju uzalud utrošimo dva sata. Ovo je velika greška na kojoj gubimo vrijeme i novac

Na operativne zadatke prosječan zaposlenik dnevno potroši oko 142 minute, pokazala je studija. To može uključivati razne ‘prazne’ taskove poput kopanja po sustavu kako bismo došli do podataka koje trebamo, ručno popunjavanje evidencija, traženje dokumenata koji su razbacani po različitim datotekama, ažuriranje licenci koje smo smetnuli s uma i slično.

A uzrok svega toga su najčešće nepregledni digitalni alati, neažurirane tražilice, raspršenost i decentraliziranost poslovnog procesa, odnosno to što zaposlenicima nije sve lako dostupno i intuitivno na jednoj platformi.

U prilog tome idu i rezultati istraživanja koji govore da nepotrebni administrativni zadaci koji se rade ručno godišnje akumuliraju gubitke od 60 milijardi dolara, i to samo u Velikoj Britaniji. Zato smo istražili kako jednostavno možete ubrzati svoje poslovanje i uštedjeti novac.

Manja mogućnost ljudske pogreške

Digitalizacija nedvojbeno štedi vrijeme i ubrzava interne procese u poduzećima koja vrlo često nisu ni svjesna koliko vremena izgube na ručne stvari. U tom se pogledu vidi ogroman napredak na tržištu koji je ponajviše pogurala pandemija. No, nije dovoljno se preseliti online te kupiti laptop, već valja uložiti i u naprednije digitalne alate.

Oni se možda nekima čine kao nepotreban trošak, no dugoročno gledano isplate se iz nekoliko razloga – štede prostor, novac i vrijeme, smanjuju vam operativne troškove, osiguravaju bolji uvid u analizu podataka, povećavaju učinkovitost, a da ne govorimo o tome kako je sigurnije čuvati podatke digitalno te je manja mogućnost ljudske pogreške.

Učinkovitije upravljajte licencama i cloud uslugama

Svaka ozbiljna tvrtka zasigurno ima na desetke programa, posebice unutar Microsoftovog paketa, koji su joj nužni za funkcioniranje poslovanja.

Svima nam se ponekad dogodi da zaboravimo produljiti svoje Microsoft licence pa se dovedemo u situaciju da kad hitno trebamo napraviti prezentaciju, napisati neki tekst u Word dokumentu ili popuniti Excel tablicu, to ne možemo jer ih nismo na vrijeme platili.

Tu uskaču korisna digitalna rješenja poput platforme span.zone koja poduzetnicima nudi mjesto na kojem će im biti objedinjena automatizirana nabava, aktivacija i upravljanje Microsoftovim licencama te cloud uslugama.

Korisni podsjetnik na istek rokova

Korisnicima je dostupna nadzorna ploča na kojoj mogu pratiti zdravlje cloud servisa, analitiku i učinkovitije na oku imati Microsoft 365 usluge, Dynamics 365 proizvode, Azure Plan i Power Platform servise.

Drugim riječima, na jednom mjestu mogu lako upravljati licencama kojih tvrtke ponekad imaju toliko puno da se teško među njima snaći. Konkretno, sustav ih upozorava kada im ističu te kada bi ih trebali produljiti, automatski im prikazuje statistiku koliko neki resurs koriste, koliko ga plaćaju i slično.

Putem span.zone digitalne platforme upravljajte Microsoft licencama i uštedite vrijeme i novac te se usredotočite na druge aspekte poslovanja.

Alati za baze podataka

Nadalje, bilo da ste mali, veliki ili srednji poduzetnik, nije neuobičajeno da ćete u nekom trenutku biti preplavljeni informacijama. Treba misliti o svačemu – od donošenja proračuna, zapošljavanja novih ljudi, angažiranja dobavljača do praćenja materijala i isporuke robe.

Ono što će vam u toj situaciji olakšati i ubrzati stvar su alati za baze podataka, poput Altibasea ili MySQL-a, koji će objediniti sve ono što ste dosad imali raspršeno po registratorima u uredu.

Osim što ćete lakše pronaći podatke koje trebate, uvijek će vam biti pohranjeni na internetu, bez straha da će goleme količine vama bitnih informacija nestati, izblijediti na papiru, zgužvati se ili nešto treće.

S time da će cijeli vaš tim imati pristup tim podacima, bez dugotrajnog kopanja po ladicama – usred sastanka gdje god se našli, čak i preko mobitela.

Pohrana u oblaku

Pohrana u oblaku se za mala i srednja poduzeća pokazala kao najučinkovitija mjera uštede i mjera optimizacije troškova, što su potvrdili i sudionici prošlogodišnjeg istraživanja tvrtke Flexera. Izvješće pokazuje da su tvrtke koje su sudjelovale u studiji u 2022., u odnosnu na godinu ranije, potrošile 1,2 milijuna dolara više na pohranu u oblaku.

Što je uopće oblak? To je poseban model usluge na internetu koji obuhvaća lokaciju na koju se datoteke pohranjuju i održavaju, sigurnosno kopiraju i stavljaju na raspolaganje korisnicima putem mreže.

Oblak je vrlo fleksibilan jer plaćate samo onoliko prostora koliko vama treba. S time da uvijek imate ga mogućnost povećati ili smanjiti. Ima niz prednosti, a jedna od njih je da oblaku možete pristupiti s bilo kojeg mjesta na svijetu, dokle god imate internet.

Unutar oblaka pak se nalazi SharePoint, mjesto za pohranu, organizaciju i zajedničko korištenje informacija, koji je namijenjen tvrtkama svih veličina. Web mjesto se automatski svaki put sinkronizira kod svih korisnika. Tako da svi članovi tima imaju pristup istom u svakom trenutku.

Grupni videopozivi i zajednička platforma za tim

Dokazano je da kad timovi surađuju, posebice oni u kojima članovi imaju različite vještine, potiče se rast prihoda i samim time je finalni rezultat puno kvalitetniji, stoji u renomiranom magazinu Harvard Business Review koji je proveo istraživanje na 600 članova raspodijeljenih u 100 timova.

Kako bi se postiglo veće zajedništvo i suradnju među zaposlenicima, posebice sada kada samo ušli u eru gdje je rad od kuće postao normalan, valja razviti određene strategije za grupni rad. Definitivno je jedna od najučinkovitijih korištenje zajedničke platforme za komunikaciju poput Teamsa, Zooma ili Slacka.

Na takvim se platformama mogu, primjerice, obaviti konferencijski pozivi, prezentacije i online sastanci, ali i kreirati posebni komunikacijski kanali, vidjeti kad je tko online te radi li od kuće ili iz ureda.

Softver za upravljanje zadacima

Ono što bi se lako moglo primijeniti za timski rad, ali i općenito organizacijsku strukturu, softveri su za upravljanje zadacima. To su, primjerice, digitalni alati Trello i Asana u kojima možete dodavati zadatke pojedinim članovima ili timovima, micati ih kada ste ih riješili, istaknuti ih, zadati im određeni rok i slično.

Vrlo su jednostavni za korištenje, a dostupni su svim zaposlenicima s kojima podijelite platformu te se spajaju jednostavno preko internetom, bez ikakve dodatne instalacije na računalo. To će uvelike rasteretiti vas i vaše zaposlenike jer takve stvari ne morati pamtiti ili zapisivati.

Automatizirajte pojedine poslovne procese

Nemojte zaboraviti ni na automatizaciju pojedinih poslovnih procesa na koje se dnevno utroši previše vremena. To je, primjerice, izrada newslettera koju bi mogla izrađivati umjetna inteligencija.

Još neki procesi koje biste jednostavnim digitalnim rješenjem, odnosno programom, mogli ubrzati i samim time uštedjeti novac, su fakturiranje, e-mailovi, push obavijesti, sigurnosne kopije podataka, praćenje radnog vremena i slično.

Time će se zaposlenici moći usredotočiti na druge, kreativnije stvari te bi se tako obavila veća količina posla u istom vremenu.

Sadržaj nastao u suradnji s tvrtkom Span.