Vrijeme je danas najvrjednija valuta. Kako ga iskoristiti da budete što efikasniji?

Zbog užurbanog ritma života i zbog puno posla, lako je pomisliti da cijeli dan samo radite. Premda multitaskate gotovo svake minute radnog dana, često ne stižete obaviti sve što biste htjeli. Nerijetko poželite da dan traje duže od 24 sata. I niste jedini u tome.

Današnji užurbani tempo života rezultira s ogromnim to-do listama s kojima ulazimo u tjedan, a na kraju tjedna na našoj listi često ostanu i stvari koje ne stignemo izvršiti. Stoga ne iznenađuje da nekada imamo osjećaj kao da nam nedostaje vremena.

S druge strane, tko ili što nam garantira da bismo s više dostupnog vremena za naše zadatke uspjeli napraviti sve što smo planirali? Radi li se tu o vremenu koje nam stoji na raspolaganju ili ipak o nečemu drugom? Odgovor na to pitanje možda se krije u ideji Parkinsonovog zakona.

“Manje je više” vrijedi i pri organizaciji vremena?

Dok neki od nas maštaju o životu u kojem ne trčimo za obavezama, u kojem nam nije problem pričekati nekoliko minuta u redu jer nemamo osjećaj da su te minute presudne, u kojem završavamo dan s osjećajem da smo taj dan maksimalno iskoristili; drugi takav život već vode.

To su pojedinci koji rijetko kasne, koji imaju isplaniran raspored i magično ga se uspijevaju držati. Kod njih se rijetko dogodi da otkažu kavu s frendovima jer ostaju duže na poslu. Oni imaju 15 minuta za jutarnju kavu, 15 minuta za uživati u šetnji sa psom poslije posla i 15 minuta za pročitati nekoliko stranica knjige prije spavanja. Kod njih je i 15 minuta značajno vrijeme za obaviti neki zadatak te većina nas poznaje barem jednu takvu osobu.

Ti pojedinci zapravo prakticiraju Parkinsonov zakon, premda neki od njih toga nisu ni svjesni. Moglo bi se reći da je Parkinsonov zakon zapravo zakon “manje je više”, ali u kontekstu upravljanja vremenom.

Što možemo naučiti od Parkinsonovog zakona

Parkinsonov zakon tvrdi da što više vremena stoji na raspolaganju za obavljanje nekog zadatka, to više vremena će trebati za obavljanje tog zadatka. Trik je u tome da ovo pravilo vrijedi i obrnuto – što manje vremena imamo na raspolaganju, to manje vremena će nam trebati za izvršavanje pojedinog zadatka.

Profesor Cyril Northcote Parkinson tvrdi da se vrijeme na nekom zadatku uvećava kako bi se ispunilo predviđeno vrijeme trajanja tog zadatka. Ovu tezu objavio je u časopisu The Economist 1955. godine, a utemeljio ju je na istraživanju učinkovitosti birokracije i administracije. Jednom kada se upoznate s ovim konceptom, sasvim je izgledno da ćete na njega pomisliti svaki puta prilikom planiranja obveza i rokova.

Parkinson je zaključio da niz jednostavnih zadataka postaju kompleksniji kako bi se ispunilo vrijeme koje im je dodijeljeno za njihovo izvršenje. Drugim riječima, manje dostupnog vremena za obavljanje pojedinog zadatka dovodi do veće učinkovitosti. Naravno, kako bi ova metoda bila učinkovita, nije dovoljno samo ograničiti vrijeme. Važno je dobro poznavati radne zadatke i imati kvalitetnu kalkulaciju o potrebnom vremenu za njihovo obavljanje.

Kako primijeniti ovu ideju u stvarnom životu?

Radi se o promjeni svijesti prema organizaciji vremena te prihvaćanju ideje da i malo razdoblje, poput 15 minuta, mogu učiniti razliku. Poanta ove ideje nije raditi manje, već efikasnije. Isto tako, poanta nije prisiliti se biti brži u obavljanju zadataka i dovoditi se do granica, već svjesnije pristupati svojim radnim zadacima i u potpunosti iskorisititi vrijeme.

Evo konkretnih uputa koje vam mogu pomoći u efikasnosti:

1. Podijelite svoje radne zadatke na više manjih zadataka

U ovome vam može pomoći i Pomodoro tehnika. Tom tehnikom zadatak treba podijeliti u manje dijelove, a za svaki od tih dijelova si zadajete kratak rok, poput 15 minuta. U primjeni ove tehnike mogu vam pomoći i Pomodoro aplikacije za mobitel.

Umjesto zadatka “spremiti stan” za koji imate osjećaj da vam treba 2 sata i niste sigurni odakle početi, strukturirajte cijeli taj zadatak. Odredite si manje dijelove zadatka, poput 15 minuta za pranje suđa, 15 minuta za brisanje prašine i 15 minuta za usisavanje podova.

2. Odredite kako znate da je zadatak izvršen

Prije nego se bacite na ograničavanje vremena za pojedini zadatak, odredite kako znate da je zadatak izvršen.

Primjerice, istraživanje recepata za obiteljsku večeru može trajati 15 minuta ili 2 sata. Kod takvih zadataka metoda ograničavanja vremena funkcionira odlično, ali tek nakon što odredimo točan cilj prema kojemu znamo da je zadatak izvršen.

Kada pronađemo recept čija priprema ne traje duže od sat vremena i ima sve željene sastojke, možemo zaključiti da je zadatak izvršen i da nemamo više razloga tražiti dalje. Kada tako pristupimo ovom zadatku, tada nam i 15 minuta može biti dovoljno za pronaći odgovarajući recept.

3. Ograničite vrijeme potrebno za izvršavanje nekog zadatka

Ovdje je važno biti svjestan koliko nam vremena zapravo treba za pojedini zadatak.

Na primjer, 15 minuta za usisati stan je realno vrijeme i tako postavljen zadatak nam daje vremensko ograničenje koje možemo ispuniti. Na posljetku nam daje i osjećaj uspjeha. Osim vremenskog trajanja zadatka, nekada nam može pomoći i određivanje termina u kojem se bavimo pojedinim zadatkom. Umjesto da zadatak “pisanje bloga” odredimo za subotu, mogli bismo biti više učinkoviti ako ga odredimo “u subotu poslije ručka i pauze od 15 minuta”.

4. Kreirajte objektivan razlog zbog kojeg morate završiti zadatak

Ako sami po sebi niste skloni poštovati vremensko ograničenje koje ste si postavili, dobar način je primjerice raditi s laptopom bez punjača. To vas prisiljava da zadatak izvršite na autonomiji baterije. Drugi način je dodijeliti si točno vrijeme za izvršenje drugih dnevnih zadataka koji nisu vezani uz posao, a zahtijevaju da se maknete od svog radnog mjesta, primjerice računala. Tako možete odrediti da u točno određeno vrijeme morate izaći iz ureda kako biste otišli u trgovinu ili teretanu te da do tog trenutka morate završiti zadatak.

5. Planirajte i vrijeme za pauze

Važno je planirati i vrijeme za odmor. Izdvojiti 15 minuta za pročitati vijesti ili biti na Instagramu je sasvim u redu uključiti u svoju dnevnu rutinu. Svoje dnevne potrebe i zadatke trebamo sagledati realno te kreirati plan kojeg zaista možemo ostvariti. Zato je važno planirati i pauze te aktivnosti za razonodu.

Vrijeme je najvrednija valuta

Uz ove metode mogli biste se osjećati više učinkovito. Čak i ako ne obavite više zadataka u danu nego što ste to radili do sada, vidjet ćete da ste dan iskoristili u potpunosti te da neki zadaci naprosto moraju prijeći u drugi dan. Na taj način dan možete završiti s većim osjećajem zadovoljstva i uspješnosti.

Od vremena pisanja Parkinsonovog zakona do danas mnogo toga se promijenilo. Više od 15 minuta nam danas ne treba niti za dobivanje odgovora na zahtjev za kredit. Vrijeme je novac, stoga danas možemo pronaći i neke složenije birokratske usluge svedene na trajanje od 15 minuta. Korištenje efikasnih usluga uz koje štedimo vrijeme, svakako je preporuka kod učinkovitog planiranja svakodnevice.

Vaše vrijeme je nezamjenjivo i osjećaj da njime upravljate na način kojim želite sjajan je sam po sebi.

Ovaj sadržaj kreiran je u suradnji s Addiko bankom. Zatvorite 2020. i krenite naprijed uz Addiko gotovinske kredite.

U 15 minuta saznajte odgovor na zahtjev za Addiko Blic ili Blic Plus kredit. Saznajte više o Addiko gotovinskim kreditima ovdje.