Pravilnik upotrebi kolačića
Portal Telegram.hr unaprijedio je politiku privatnosti i korištenja takozvanih cookiesa, u skladu s novom europskom regulativom. Cookiese koristimo kako bismo mogli pružati našu online uslugu, analizirati korištenje sadržaja, nuditi oglašivačka rješenja, kao i za ostale funkcionalnosti koje ne bismo mogli pružati bez cookiesa. Daljnjim korištenjem ovog portala pristajete na korištenje cookiesa. Ovdje možete saznati više o zaštiti privatnosti i postavkama cookiesa
Piše: Vedran Vrabec | Snima: Vjekoslav Skledar

Ova vijest kao da nije iz Hrvatske: Bjelovar je od sada digitalni grad, bez redova na šalterima i šansi za korupciju

Gradonačelnik i zaposlenici uprave Bjelovara za Telegram govore o digitalizaciji koja je tamo upravo provedena

„Brzina obrade nekog predmeta jako ovisi o tome kojem referentu taj slučaj dođe u ruke. Je li on dobre volje, je li se dobro naspavao, je li mu neko donio bombonijeru i kavu ili nije. Nećemo glumiti, svi znamo da se takve stvari događaju, posebno u velikim sustavima. Ne kažem da je to do sada bilo uobičajeno u Bjelovaru, ali naprosto želimo eliminirati mogućnost da neki predmeti dobiju prednost zbog subjektivnih razloga. Želimo da svaki građanin dobije jednaku uslugu bez obzira na to na koji je šalter došao, i da bude siguran da će njegov predmet biti obrađen pod istim uvjetima kao i svaki drugi."

Zamislite da ste student koji se prijavljuje za gradsku stipendiju, novopečeni roditelj koji traži isplatu pomoći za novorođeno dijete, ili da ste naprosto zapali u financijske probleme pa tražite jednokratnu novčanu pomoć od grada u kojem živite. U svakom slučaju, čeka vas dugotrajna procedura koja uključuje popunjavanje brojnih papirnatih obrazaca, nošenje tih obrazaca i pripadajućih dokumenata na različite šaltere, natezanje s nervoznim, umornim ili za posao naprosto nezainteresiranim službenicima, i to tek kada konačno dođete pred njih, nakon vjerojatno dugotrajnog čekanja u nekom redu.

Pritom ćete se u pravilu nekoliko puta temeljito preznojiti ako je ljeto, do kostiju smrznuti ako je zima, a ne treba isključiti ni probleme zbog izostanka s posla, ili trošenje čitavog slobodnog dana, ako imate nesreću da živite u mjestu u kojem je administracija posebno spora. Ništa od toga više neće morati trpjeti građani Bjelovara, grada koji je napravio još jedan ozbiljan korak u digitalnu budućnost. U utorak je tamo predstavljen projekt eUprava, koji bi trebao značajno olakšati živote građana, kao i posao zaposlenika Gradske uprave, i ključan je dio dugoročnog projekta Smart City, pametan grad.

O prvom koraku u smjeru digitalizacije Bjelovara već smo pisali kada je u tom gradu uvedena aplikacija koja jamči transparentnost u upravljanju javnim sredstvima. Jučer smo se u Bjelovar vratili kako bismo doznali više o tome kako će cijela Gradska uprava iz poslovanja gotovo potpuno izbaciti papire, dok će građani većinu poslova s Gradom moći obaviti ne izlazeći iz kuće. Gradonačelnik Dario Hrebak objasnio nam je zašto je Bjelovar poveo u smjeru digitaliziranog poslovanja.

Smanjenje broja zaposlenih

Predstavljanje projekta Vjekoslav Skledar

„Prije godinu i pol dana odlučili smo da je vrijeme da učinimo još jedan korak prema našem konačnom cilju, a to je stvaranje male, učinkovite i brze Gradske uprave. Da bismo to postigli, prvo smo smanjili broj zaposlenika za otprilike deset posto, čime se otvorio prostor za određene uštede. Troškove smo tako smanjili za oko dva milijuna kuna godišnje. Uz to, zabranili smo nova zapošljavanja u gradskoj upravi do kraja mandata. Kako će neki djelatnici u tom razdoblju otići u mirovinu, na taj ćemo način dodatno smanjiti broj ljudi koji ovdje rade”, priča nam Hrebak.

Kako poslovanje Gradske uprave ne bi došlo u pitanje, u Bjelovaru su morali pronaći način da nadomjeste ljude koji su otišli. Odgovor na tu dilemu bio je digitalna transformacija Grada. „Raspisali smo javni natječaj na kojem je pobijedila tvrtka IN2, jedna od najvećih hrvatskih softverskih kompanija, koja različite projekte informatizacije radi i za državu. S njima i s tvrtkom Libusoft kreirali smo paket usluga koje su trebale Gradskoj upravi. Nakon toga smo angažirali i tvrtku Konplast, kako bismo zaokružili projekt i dobili sve alate koje smo trebali”, priča Hrebak.

Poslovanje ubrzano 30 posto

O projektu govori Frane Šižgorić iz poznate softverske tvrtke IN2 Vjekoslav Skledar

„Uz pomoć tih tvrtki najprije smo potpuno digitalizirali gradske financije, tako da se sada može precizno pratiti kako se plaćaju računi svi računi. Tako sada ja, kao gradonačelnik, preko mobitela mogu nadgledati kako se puni ili prazni gradski proračun. Konačno, 2018. dobili smo nagradu ‘Pametni gradovi’ u kategoriji Pametna uprava, koju nam je donio dio projekta zahvaljujući kojem pametnije i pravednije naplaćujemo komunalnu naknadu. Nakon digitalizacije tog dijela poslovanja više ne može dogoditi da neki građani plaćaju naknadu, a drugi ne”. Nagrada je Hrebaku bila snažan signal da je na pravom putu, i da Gradsku upravu treba u potpunosti digitalizirati.

U idućem koraku, u Bjelovaru su identificirali 80 procesa koji se odvijaju svakoga dana, procesa koji čine cjelokupno poslovanje Gradske uprave. Primjerice, jedan od tih procesa naziva se „Računi i nalozi”. Sve počinje kada netko od pročelnika izda nalog za plaćanje nekog računa. Taj nalog odlazi jednom od gradskih službenika koji ga obrađuje, pa ga potom vraća pročelniku. Pročelnik ga tada šalje gradonačelniku, koji ga potpiše, nakon čega nalog ide u Upravni odjel za financije. Financije plate račun shodno nalogu, pa gradonačelniku šalju obavijest da je sve plaćeno. Gradonačelnik na kraju potpisuje da je sve u redu, nakon čega se nalog arhivira i proces završava.

„Kao što vidite, proces je prilično složen, sastoji se od više koraka, i zahtjeva da papiri putuju uzduž i poprijeko Gradske uprave. Sada zamislite kako izgleda kada se u Upravi odvija 80 takvih procesa, i pritom na umu imajte to da mnogi od njih imaju svoje jedinstvene korake koje nisam spomenuo u gore opisanom primjeru”, objašnjava Hrebak. „Digitalizacijom izbjegavamo to fizičko putovanje papira po zgradi. Više nema potrebe da netko svu tu dokumentaciju printa i nosi iz ureda u ured. Već smo tu smanjili broj ljudi i uredskog materijala uključenih u proces, i time eliminirali značajne troškove. Jednako je važno i to što smo proces ubrzali. Prema našim procjenama, učinkovitost u radu službenika na ovaj će se način povećati za 30 posto”.

Nema više bombonijera ni uravnilovke

Studentica računarstva prolazi kroz sustav s gospođom Ljiljanom iz gradske uprave Vjekoslav Skledar

Izbacivanje papira iz poslovnog procesa je zgodna stvar, ali i nakon toga ostaje prisutan ključni element u radu svakog sustava, pa tako i u radu bjelovarske gradske uprave – ljudski faktor. „Brzina obrade nekog predmeta često jako ovisi o tome kojem referentu taj slučaj dođe u ruke. Je li on dobre volje, je li se dobro naspavao, je li mu neko donio bombonijeru i kavu ili nije. Nećemo glumiti, svi znamo da se takve stvari događaju, posebno u velikim sustavima. Ne kažem da je to do sada bilo uobičajeno u Bjelovaru, ali naprosto želimo eliminirati mogućnost da neki predmeti dobiju prednost zbog subjektivnih razloga. Želimo da svaki građanin dobije jednaku uslugu bez obzira na to na koji je šalter došao, i da bude siguran da će njegov predmet biti obrađen pod istim uvjetima kao i svaki drugi. Kako to možemo garantirati? Pa vrlo jednostavno – uspostavom sustava preko kojeg možemo pratiti koliko je koji djelatnik gradske uprave riješio predmeta”, objašnjava Hrebak.

“Na kraju krajeva, zašto bi vladala uravnilovka? Mi u Gradu Bjelovaru imamo sustav stimulacija koji je, koliko je meni poznato, jedinstven u Hrvatskoj. Napravili smo pravilnik prema kojem službenik koji ostvari iznimne rezultate tijekom godine dana rada dobiva nagradu. Njegov pročelnik ga predloži, a ja kao gradonačelnik, ako odlučim prihvatiti prijedlog, odobravam da se takvom službeniku isplati nagrada od tisuću kuna. Do sada su to uglavnom bili ljudi koji su radili na fondovima Europske unije, ali bilo je i drugih, izuzetno marljivih zaposlenika koji su dobili stimulaciju.

Sjećam se jedne službenice iz arhiva, tada zakrčenog velikim brojem nesređenih predmeta, koja je arhiv sredila jednako kao što bi to učinila privatna tvrtka koja je za takav posao tražila 20.000 kuna. Pa naravno da smo joj dali nagradu od tisuću kuna. Imamo djelatnika koji radi u javnoj nabavi, i u jednoj je godini odradio tri puta više nabava nego godinu prije. Jasno, dobio je stimulaciju. Nagrade ćemo davati i dalje, davat ćemo i više, svakome tko donese neku korist našoj radnoj zajednici. Oni koji naprave više, moraju biti nagrađeni, bez obzira na to što takav sustav nije uobičajen u hrvatskoj javnoj upravi”, kaže Hrebak.

Smanjena mogućnost zloporabe

Pristup novom sustavu kreiran je tako da se maksimalno smanji mogućnost zloporabe ili curenja podataka. Gradonačelnik nas je proveo kroz korake koje on mora proći kako bi mogao potpisati naloge koje mu šalju iz gradske uprave. Na njegovo računalo je spojen čitač u koji mora umetnuti karticu koju drži u zaključanoj ladici. Potom unosi šesteroznamenkasti pin, i tek tada se u sustavu otvara mogućnost da gradonačelnik potpiše pristigle dokumente. Eliminirana je i mogućnost da gradonačelnik neki slučaj naprosto smetne s uma – sustav je podešen tako da ga alarmira ako predmet predugo ostane ležati u virtualnoj ladici.

„Ni ja, niti bilo tko drugi, ne možemo ni jedan predmet staviti na stranu, namjerno ili slučajno odgoditi rješavanje. Sustav ga bilježi čim uđe u proces, i zabilježen je čitav njegov put po Gradskoj upravi, od ulaska do arhiviranja”, kaže Hrebak. „Osim toga, sada kao gradonačelnik imam i potpunu kontrolu nad svime što se događa u Gradskoj upravi. Vidim sve dokumente koje potpisuju pročelnici i niži službenici. U svakom trenutku mogu vidjeti tko na čemu radi, i tko koliko radi. Svi su poslovni procesi unaprijed definirani, i nemoguće ih je promijeniti, što dodatno smanjuje mogućnosti bilo kakve zloporabe.”

Postavljanje novih standarda

Hrebak kaže da mu je jasno kako će ljudima u Gradskoj upravi trebati neko vrijeme da prihvate nove metode rada, ali ima prilično zgodan plan kako će taj proces ubrzati. „Ako mi i nakon puštanja sustava u rad nastave slati papire, jednostavno ću ih odbijati potpisati i vraćat ću ih onome tko ih je poslao. Već se i prije službenog predstavljanja u potpunosti moglo digitalno obraditi 15 od onih 80 spomenutih procesa, tako da su se ljudi mogli naviknuti na novi način rada”, odlučan je Hrebak.

U Gradu su oprezni, pa će za početak neke posebno osjetljive faze u procesu poslovanja obrađivati dvostruko, na papiru i digitalno, ali očekuju da će do prosinca svi raditi isključivo unutar novog digitalnog sustava. „Želim da postavimo novi standard. Želim da na minimum smanjimo mogućnost bilo kakvog muljanja sa službenim dokumentima, da izbacimo što je više moguće papira, da ubrzamo sve procese unutar Gradske uprave i da građanima olakšamo rješavanje mnogih poslova koje imaju s Gradom”, kaže Hrebak.

Jednostavno za građane

Provedbu digitalizacije je Grad Bjelovar platio ukupno milijun kuna, a u tu je cijenu uključeno sve od programiranja i izrade digitalnih obrazaca do obuke gradskih službenika koji će koristiti novi sustav. Za edukacije su bile zadužene tvrtke koje su provodile digitalizaciju Grada Bjelovara. Na čelu tima koji je odradio najveći dio posla našao se programer Frane Šižgorić iz tvrtke IN2. Na projektu digitalizacije Gradske uprave šest mjeseci je, uz njega, radilo troje developera, jedan analitičar i dvoje studenata. Sustav počiva na Microsoftovom SharePointu, sustavu za suradnju i organizaciju timskih zadataka, koji je prošao drastične promjene kako bi zadovoljio specifične potrebe bjelovarske Gradske uprave, otkriva nam Šižgorić.

„Cilj kojem smo težili, i koji smo uspjeli realizirati, bio je digitalizacija svih procesa koja će ubrzati rad Gradske uprave. Zamislite koliko je posla do sada bilo kada je na neki natječaj došlo pedeset ili sto prijava. Sada se sve, u svakom koraku, rješava s nekoliko klikova miša,” kaže Šižgorić. Za službeno predstavljanje projekta pripremljena je demonstracija tijekom koje će jedan novopečeni otac podnijeti zahtjev za ostvarivanje prava na pomoć za novorođeno dijete u obitelji. „To je vrlo jednostavno, kao što će jednostavno biti i podnošenje drugih zahtjeva građana. Sve se može obaviti iz udobnosti svoga doma, bez čekanja po hodnicima. Na stranicama grada građani će moći pronaći Zahtjev za pravo koje žele realizirati. Tamo će ga ispuniti, učitati potrebne skenirane dokumente, i na kraju klikom miša sve poslati Službeniku gradske uprave koji taj zahtjev obrađuje”, objašnjava Šižgorić.

Edukacija starijih službenika

U timu koji je provodio digitalizaciju bila je i Klara Koščević, djevojka koju je gradonačelnik Hrebak predstavio kao jednu od najdarovitijih studentica računarstva na bjelovarskom Veleučilištu. Za Grad radi preko studentskog ugovora, a na početku projekta bila je testerica aplikacije, i služila je kao spona između Gradske uprave i tvrtke IN2. „S ljudima iz uprave sam znala sjediti satima, dok mi nisu točno objasnili što se traži od nas, nakon čega sam to prenosila timu”, kaže Klara. „Kasnije sam sudjelovala u edukaciji gradskih službenika, i još uvijek sam tu, na raspolaganju za slučaj da nešto zapne.” Njoj je, kao informatičarki, najveći problem bio svladati detalje uredskog poslovanja, kaže. Gradskim službenicima koje je educirala naviše problema zadavao je drugi aspekt projekta.

„Ima dosta ljudi koji nisu naročito digitalno pismeni. Najviše je trebalo raditi sa starijim zaposlenicima, ponekad jednu stvar proći i deset puta. S druge strane, to su ljudi koji savršeno poznaju administraciju, pa su uz puno volje ipak uspjeli svladati i računalni dio posla. Prva osoba s kojom sam radila, na početku je bila skeptična prema cijelom postupku digitalizacije, a sada sve odrađuje zatvorenih očiju”, kaže Klara Koščević.

U Pisarnici su sve pohvatali u hipu

Nikakvih poteškoća s novim sustavom nisu imale gospođe koje rade u Pisarnici, ključnom dijelu Gradske uprave. Pisarnica, kroz koju prolaze svi dokumenti koji se pojave u Gradu, u slučaju pojave problema vrlo bi lako mogla postati usko grlo čitavog projekta, tako da je bilo posebno važno da primjena eUprave kod njih prođe glatko. „Do sada je to funkcioniralo tako da nam stranka ovamo donese predmet, na papiru. Mi bismo lupile pečat, potpisale, odabrale broj, pod tim brojem zavele predmet u knjige i slale dalje. Sada je postupak digitaliziran, i olakšano nam je baš sve: pretrage predmeta, preglednost, dostupnost, činjenica da ljudi neće morati fizički dolaziti k nama. Mislim da će nam uskoro svima biti jednostavnije raditi svoj posao”, kaže nam Ana Milčić, referentica u Pisarnici.

Veseli je i to što će se s vremenom raščistiti i prostori Pisarnice, koji trenutno služi kao skladište za stare slučajeve za koje arhivi nema mjesta. „Neke dokumenti, poput građevinskih dozvola, do daljnjeg će se morati čuvati u fizičkom obliku, ali puno je toga što ćemo moći pohranjivati samo digitalno”, kaže. Ekipa iz Pisarnice prošla je edukaciju u korištenju novog sustava, i gospođa Milčić kaže da s tim nije bilo nikakvih problema.

„Ako znate raditi svoj posao, možete svladati svaki s njim povezan program. Čovjek je došao k nama s hrpom podataka, sve nam je objasnio, mi smo odslušale predavanje, i drugi dan smo počele tako raditi. Najjednostavnije je naučiti kroz rad. Pokušavate, vidite, i ako poznajete parametre uredskog poslovanja, vrlo brzo ćete shvatiti kamo morate kliknuti mišem. Čak je i dobro da se programi malo mijenjaju, da nismo u jednoj šabloni cijelo vrijeme”, kaže gospođa Milčić. Štoviše, smatra kako bi neki novi zaposlenik u Pisarnici imao više problema s tim da pohvata tančine uredskog poslovanja, nego da savlada softver pametnog grada. „Morate znati kako dokumenti kolaju, što sve ide u jednu košuljicu, određivanje klasa i slične detalje. Kad to savladate, ako imate volju, lako ćete se naviknuti na program u kojem radite”.

U financijama već sad jako štede na vremenu

Katarina Šiber Makar, predsjednica uprave tvrtke IN2 koja je provodila digitalizaciju (sjedi krajnje lijevo), Tatjana Skoko, direktorica Microsofta za Hrvatsku, također uključena u projekt digitalizacije, i gradonačelnik Hrebak Vjekoslav Skledar

Posao će nakon završetka procesa digitalizacije znatno jednostavniji biti i u Odjelu za financije, gdje se svakodnevno rukuje popriličnim svotama gradskog novca. „Koliko nam je digitalizacija olakšala posao možda je najlakše objasniti na primjeru obračuna plaća”, kaže nam pročelnica odjela Mirela Bašić. „Prije je jedan mjesečni obračun trajao cijeli radni dan, a sad je to gotovo za tri, najviše četiri sata. Novi sustav ima i drugih prednosti. Za naš Odjel je posebno važna transparentnost, koja je zahvaljujući digitalizaciji sada potpuna. Time se drastično se smanjila mogućnost za bilo kakve nepravilnosti na Odjelu.”

Ni u Financijama nisu imali velikih problema s navikavanjem na novi sustav rada, mada je edukacija koju su ondje prošli bila zahtjevnija nego za neke druge Odjele. „Na obuku smo išli u Zagreb, što nam je oduzelo dosta vremena. Imamo nekoliko starijih kolegica koje su sve prihvatile malo sporije, ali svima nam je jasno da moramo ići u korak s vremenom,” kaže Bašić. Sigurna je da će uštede vremena biti znatne kada se svi naviknu na digitalni način rada.

„Na primjer, već sada je jasno da ćemo stvarno puno vremena uštedjeti zahvaljujući projektu na kojem surađujemo s Poštom. Sva rješenja, uplatnice, opomene i slično više nećemo morati ovdje printati, pakirati i nositi u poštanski ured, nego ćemo njima jednostavno poslati jednu datoteku, a Pošta će to isprintati i dostaviti na adrese građana. Tu štedimo na uredskom materijalu, ali posebno je važna ušteda vremena. Zamislite kako je to kada morate isprintati i zapakirati 12.000 rješenja za komunalnu naknadu. To smo radili svi, bez obzira na to čime se inače na Odjelu bavimo. Digitalizacija će nam stvarno olakšati život”, kaže nam pročelnica Bašić.

Vedran Vrabec
Telegram autor
628 članaka Više o autoru
Više s weba