Prvi dojam novih zaposlenika najvažniji je za njihov ostanak. Ovaj tim koristi genijalnu aplikaciju da ih osvoji
Razgovarali smo s ekipom koja ju je implementirala u svojoj tvrtki
Oko 86 posto zaposlenika odlučuje hoće li ostati na radnom mjestu na temelju iskustva u prvih šest mjeseci, dok većina poslodavaca vjeruje da odluku o ostanku ili odlasku iz firme donose čak i u kraćem roku, odnosno u prvih 90 dana. Zato je kvalitetan onboarding novih ljudi u firmi postao sve važniji segment ljudskih potencijala, što su i mnoge hrvatske tvrtke prepoznale.
“Put zaposlenika počinje prije nego što dođe na novo radno mjesto. Nama je odnos s kolegama važan od trenutka kad prihvate ponudu, a ne od dana dolaska u banku. Želimo da prvo iskustvo svima bude što bolje i zato imamo novu platformu za bezbolan onboarding. Nazvali smo je YelloHello i uz nju poželjeli dobrodošlicu već devedesetak kolega.”
Rekla nam je tako ekipa iz RBA koja je okupila komunikatore, IT-jevce, marketingaše dizajnere, kolege iz ljudskih resursa i nabave, i brojne druge, kako bi razvili program YelloHello krojen baš po njihovim potrebama. YelloHello im pomaže da smisleno i u etapama uvedu nove kolege u rad i da im odgovore na najčešća pitanja, od onog kad će biti plaća i koliko imaju dana godišnjeg odmora, do koja su pravila odijevanja i imaju li besplatno parking mjesto u blizini ureda i poslovnica.
Zajedno su razvili aplikaciju
Testirali su je i razvijali mjesecima, a nastala je kao odgovor na izazov koji se pojavio u svim kompanijama tijekom koronakrize – rad od kuće. To je predstavljalo problem za sve kolege, a posebice za one koji su tek počeli raditi jer, kao što znamo, prvih nekoliko tjedana ili pak mjeseci je faza u kojoj se tek uhodavamo.
“Savladavanje poslovnih zadataka i učenje je bilo otežano jer nitko nije znao kako to treba izvesti – ni menadžeri, ni mentori, ni novi zaposlenici, a poteškoća su imali i razni odjeli koji su na bilo koji način uključeni u onboarding poput HR-a, securityja i IT-a”, govori Irena Gotvald, HR Generalist u RBA.
Cilj je bio stvoriti jednostavan i digitalan onboarding
Zato su okupili agilni tim čiji je zadatak bio osigurati potrebne uvjete kako bi kolege što kvalitetnije mogli raditi od kuće, ali i za trajni prelazak na hibridni način rada. Nazvali su ga RBAlity, a čine ga zaposlenici iz raznih dijelova banke – od IT-a, HR-a, securityja i Komunikacija pa preko Marketinga i arhitekata.
“Kroz zajedničke radionice i brainstorminge došli smo do dizajna novog procesa koji smo testirali s novim zaposlenicima i menadžerima. Nakon toga smo krenuli u razvoj i implementaciju. Zajednički zaključak je bio da želimo jednostavan i digitalan proces onboardinga koji će korak po korak voditi sve sudionike kroz ovo putovanje, sa svim informacijama i zadacima na jednom mjestu. Tako je stvoren YelloHello”.
Svaki novi zaposlenik ima svog buddyja
Platforma je namijenjena, dodaje, svim novim zaposlenicima banke, bilo da je riječ o programerima ili pak pravnicima. Od implementacije u studenom prošle godine pa do danas je ukupno 89 novih ljudi uključeno u digitalizirani proces onboardinga.
Brojka onih koji aktivno koriste platformu je gotovo tri puta veća, budući da su u onboarding svakog zaposlenika kroz aplikaciju uključeni još i njegov menadžer te takozvani buddy.
“Uloga buddyja je posebno bitna novim zaposlenicima. Svi znamo da nije lako biti negdje novi i da svaka promjena, pa tako i promjena posla, može biti jako stresna. Buddy je osoba koja će im pružiti potrebnu podršku i odgovore koji su ključni kako bi prvi dani rada protekli glatko”, kaže Irena.
Novim zaposlenicima treba predstaviti prednosti rada
Kao i mnoge velike i male tvrtke, i RBA ima svojih izazova, a to je prvenstveno zapošljavanje profila ljudi kojih generalno nedostaje na tržištu – IT, security i matematička zanimanja.
Uz to, uvijek je izazovno pronaći dobre kandidate za specijalističke pozicije za koje su potrebna neka specifična znanja i vještine koje se ne stječu kroz formalno obrazovanje i ne postoji mnogo onih koji ih posjeduju.
“Zato nam je bitno našim potencijalnim kandidatima predstaviti koje prednosti nudimo, no još je bitnije, pružiti im izvrsno iskustvo nakon što se odluče zaposliti i tijekom njihovog rada u banci”, objašnjava Irena.
Najbolje iskustvo zapošljavanja
Petra Samac, Scrum Master na ovom projektu, nadovezala se kako su zato posebno ponosni na povratne informacije koje su dobili kroz aplikaciju u prva tri mjeseca korištenja.
“Mnogi su nam rekli da je ovo najbolje iskustvo i uhodavanje u posao koje su doživjeli”. Navodi da je platforma svima olakšala život jer sudionike po etapama vodi kroz onboarding, a kroz nju mogu doznati odgovore na neka od najčešćih pitanja.
Svi benefiti na jednom mjestu
To su, primjerice, kada se isplaćuje plaća, koliko dana godišnjeg imaju, koju dokumentaciju trebaju dostaviti, gdje parkirati u blizini poslovnica i ureda te slično. Uz to, svu papirologiju ne moraju donositi osobno, nego je učitavaju na YelloHello.
“Primjerice, s IT strane, YelloHello je značajno ubrzao i olakšao proces menadžerima, kao i svima nama koji sudjelujemo u dodjeli različitih korisničkih prava ili izdavanju opreme poput laptopa i mobitela. Svakog novog djelatnika po dolasku na posao čeka spremna oprema, s instaliranim aplikacijama i svim pravima”, objašnjava Petra.
Novi zaposlenici kroz aplikaciju saznaju što se sve od njih očekuje u pojedinoj fazi zapošljavanja i uhodavanja u prvim mjesecima rada te dobivaju različite informacije kao što su pregled svih benefita i uputa za njihovo korištenje, poput dodatnog zdravstvenog osiguranja i MultiSport kartice.
Integriran je i šalabahter za IT pojmove
Posebno se korisnim pokazao IT šalabahter koji su osmislili kako bi im olakšao korištenje IT alata koji su najpotrebniji, a ima ih mnogo i specifični su za rad u banci.
“Naši zaposlenici mogu pristupiti platformi putem mobitela, tableta ili računala, što god preferiraju. Obavijesti iz platforme im dolaze na e-mail ili SMS, a kroz poveznicu iz obavijesti pristupaju aplikaciji te pregledavaju poruke koje sadrže različite sadržaje – fotografije, dokumente, upitnike ili check-liste”, kaže Ivica Jug, sistemski administrator u RBA.
Iskustvo za pet
Dodaje kako ih poruke vode korak po korak kroz sve poslovne procese tijekom prvih šest mjeseci rada u banci.
“Nastojali smo personalizirati poruke koliko god je to bilo moguće i koristiti fotografije naših postojećih zaposlenika i prostora, umjesto generičkih fotografija, kako bi se nove kolege osjećale dobrodošlo i prije samog dolaska.”
Petra se složila s njim i dodala za kraj kako su u ocjenama zadovoljstva pravi odlikaši.
“Zadovoljstvo naših novih zaposlenika nakon mjesec dana rada u banci iznosilo je 5,0. Kolege su jako zadovoljne ovim pristupom i prvim dojmom, navode da se osjećaju zaista dobrodošlo u novi tim, smatraju proces lijepo posloženim i jednostavnim”, zaključuje.
Sadržaj nastao u suradnji s RBA.