Ukidanje radnih sastanaka štedi vrijeme, ali i povećava produktivnost i zadovoljstvo zaposlenika

Uz to, uveli su i ‘srijedu bez sastanaka’ i obavezu da se veliki sastanci s više od 50 zaposlenika održavaju samo četvrtkom i to u maksimalnom trajanju od šest sati.

Više od 300 tisuća radnih sati uštede

Sastanci jedan na jedan ostali su u praksi, ali zaposlenike se također moli da o važnosti svakog od njih dobro razmisle prije nego što ga uvrste u kalendar. Čak su kreirali i bot koji upozorava svakoga tko pokuša zakazati sastanak srijedom te aktivno potiče radnike da otkažu nepotrebne sastanke.

Nakon malo više od mjesec dana provođenja ove prakse, Shopifyjeva direktorica ljudskih resursa Tia Silas, u intervjuu za Bloomberg je izjavila da se zaposlenici vrlo dobro drže ove prakse, a ujedno i štite svoje vrijeme.

“Izbrisali smo 12.000 kalendarskih događaja, a ako se zbroje kroz godinu, to je više od 322.000 sati i 474.000 zasebnih kalendarskih unosa. Otkrili smo da su se samo tri velika sastanka dogodila izvan dopuštenog okvira, a 85 posto organizacije nije dodalo nijedan sastanak u srijedu”, istaknula je.

Imaju korisnike u više od 175 zemalja

Usluge Shopifyja uključuju sve što je potrebno da se ideja online trgovine pretvori u posao. Tako izrađuju predloške za izgled webshopova i alate za prodaju, osmišljavaju integriranu obradu plaćanja, a svojim korisnicima nude i raznovrsne marketinške alate kojima je cilj poboljšati njihovo poslovanje.

Iskustvo i stručnost temelji im se na suradnji s milijunima trgovaca koji na njihovoj platformi grade svoj posao u više od 175 zemalja svijeta.

Tijekom prošle godine ostvarili su oko 2,8 milijardi dolara profita, stoga ni ne čudi što brojne druge tvrtke pomno prate svaki korak koji Shopify poduzima kako bi bio što uspješniji.

Sve veća popularnost u tvrtkama

Politika ukidanja sastanaka tako je postala sve veći trend, a uvele su je i tvrtke poput GitLaba, Facebooka i Atlassiana. One u svojim pravilima imaju po jedan ‘no meeting day’ ili slične aktivnosti poput čišćenja kalendara kojima je cilj poboljšati fokus i naučiti procijeniti u što se isplati investirati vrijeme, rad i znanje.

Svemu tome doprinijela je i sve veća zabrinutost za smanjenu produktivnost radnika, povećanje problema s iscrpljenošću i nezadovoljstvom te narušavanje mentalnog zdravlja zaposlenika, budući da je veća učestalost sastanaka povezana i s više umora i osjećaja preopterećenosti poslom.

“Smanjenje učestalosti sastanaka je potez u pravom smjeru. Istraživanja pokazuju da zaposlenici u svijetu provode trećinu svog radnog vremena na sastancima”, govori mag. psych. Antun Palanović, asistent na Katedri za psihologiju rada i ergonomiju na Filozofskom fakultetu u Zagrebu.

Smanjena motivacija i energičnost

Dodaje da većina zaposlenika smatra da su sastanci u pravilu neproduktivni, a kad se vrijeme izgubljeno na loše sastanke preračuna u novac, ispada da na godišnjoj bazi koštaju oko 25.000 dolara po zaposleniku.

Jednako tako vjeruje i da gotovo svaki zaposlenik ima više nego dovoljno anegdotalnih dokaza o dugim sastancima koji ne vode nikamo, koji su ih prekinuli usred rada na važnom zadatku te nakon kojih su imali znatno nižu razinu energije i motivacije za rad.

“Istraživanja iz radnog ponašanja jasno pokazuju da je ljudima na radu važno da imaju autonomiju, da osjećaju da se razvijaju na poslu i da njihov posao ima svrhu. Ove stvari je teško postići ako je posao isprekidan sastancima koji se doživljavaju nepotrebnima i koji se bave temama koje se često mogu riješiti jednim e-mailom”, kaže Palanović.

Povećanje produktivnosti i bolja komunikacija

Promjene su zato poželjne u svim tvrtkama, a brojna istraživanja svjedoče da polučuju pozitivne rezultate. Primjerice, opsežna studija objavljena u Journal of Business Researchu kazuje kako se produktivnost zaposlenika povećala za 70 posto nakon što se učestalost sastanaka smanjila za 40 posto.

Osim toga, istraživači su istaknuli kako se pritom povećala i autonomija zaposlenika. Manje sastanaka dovelo je do povećanja odgovornosti i vlastite organiziranosti. To je nadalje dovelo do većeg zadovoljstva na radnom mjestu, ali i povećanja produktivnosti i uštede vremena.

Isto istraživanje pokazalo je da je time i komunikacija među zaposlenicima postala za 57 posto učinkovitija. Više se komuniciralo direktno, jedan na jedan, što je olakšalo rješavanje nesuglasica ili nejasnoća.

Idući korak dalje, istraživači su tijekom eksperimenta sastanke smanjili i do 80 posto. Rezultati su bili više nego vidljivi – osjećaj stresa koji je prevladavao kod zaposlenika pao je za 60 posto, dok je s druge strane produktivnost porasla za 74 posto.

Sastanci bi trebali trajati 25 minuta

Međutim, mnogima je na prvu nemoguće zamisliti posao bez sastanaka te se smatra da će oni uvijek ostati barem mali dio organizacijske kulture. No, tada je, osim njihove učestalosti, na umu potrebno imati i njihovo trajanje.

Što su sastanci duži, veća je iscrpljenost, koncentracija opada i manja je vjerojatnost da će se postići zacrtani cilj. Stoga stručnjaci iz World Economic Foruma savjetuju da sastanci ne bi trebali trajati više od 25 minuta.

“Dobra metoda je odrediti koliko vremena smatrate da će vam trebati za sastanak i onda oduzeti 5-10 posto tog vremena. Mali pomaci mogu pomoći u tome da sastanak bude više fokusiran. Uz to, istraživanja pokazuju da na 50 posto sastanaka sudjeluje dvoje ili više ljudi koji nisu potrebni, a sudionici na velikim sastancima su daleko više pasivni i manje produktivni”, dodaje Palanović.

Priprema i svrha sastanka su ključne

Zato je prije samog sastanka potrebno odrediti i točnu svrhu, razmotriti koji su zaposlenici ključni za sudjelovanje te osmisliti konkretni dnevni red, odnosno istaknuti glavne točke koje se moraju proći i od kojih se ne bi trebalo odstupati.

“Je li primarna svrha sastanka donijeti odluku, kreirati nove ideje ili planirati rad na projektu? Kada se to ustanovi, pitanje je kako se adekvatno pripremiti za sastanak – koje informacije menadžer treba podijeliti, a koje informacije očekuje od zaposlenika? Primjerice, ako je svrha sastanka kreirati nove ideje, tada je korisno da zaposlenici barem nekoliko dana ranije dobiju zadatak da smisle ideje o kojima će diskutirati”, kaže Palanović.

Na kvalitetu sastanka ujedno utječe i pripremljenost nazočnih, dolazak na vrijeme, sudjelovanje u raspravi te poznavanje ključnog zaključka kojim je sastanak završio. Kada su sastanci uspješno obavljeni, najčešće dolazi do povećane suradnje, veće motiviranosti za daljnji rad i bržeg donošenja odluka i obavljanja zadataka.

Važno je raditi na efikasnosti

“Kada se izvode kvalitetno, sastanci mogu pružiti vrijedne resurse u obavljanju posla. Primjerice, zaposlenicima dugi sastanci ne smetaju ako smatraju da je sastanak produktivan i da im je koristan za obavljanje posla – pogotovo ako im je posao takav da uključuje puno suradnje s drugima”, govori Palanović.

Dodaje da istraživanja na području organizacijske psihologije i psihologije rada jasno pokazuju da je zadovoljstvo sastancima važna odrednica toga koliko će zaposlenici generalno biti zadovoljni na poslu.

“Važno je aktivno raditi na poboljšanju kvalitete i efikasnosti sastanaka, jednako kao što se radi na poboljšanju drugih segmenata poslovanja. Koliko će sastanak biti kvalitetan najviše ovisi o menadžerima koji u pravilu sazivaju i vode sastanke”, ističe Palanović.

Većina sastanaka je neučinkovita

Autore časopisa Harvard Business Reviewa na istraživanje teme radnih sastanaka potaknula je pak činjenica da su se trajanje i učestalost sastanaka u posljednjih 50 godina enormno povećali. Primjerice, 1960-ih su menadžeri okvirno provodili 10 sati tjedno na sastancima, a danas je to oko 23 sata.

Sa željom da istraže stavove menadžera, anketirali su njih 182 iz različitih industrija. Oko 65 posto priznalo je da ih sastanci sprječavaju da dovrše vlastiti posao, a 71 posto je reklo da su sastanci neproduktivni i neučinkoviti.

Kao najčešći i najgori scenarij pritom se ističu sastanci koji su prečesti, loše tempirani i nekvalitetno vođeni. To dovodi do gubitaka u produktivnosti, suradnji i dobrobiti za grupe i pojedince.

Također, pojedine tvrtke ustanovile su da je disfunkcionalno ponašanje na sastancima povezano i s nižim razinama tržišnog udjela, inovacijama i stabilnošću zaposlenja.

Poboljšanje autonomije i smanjenje stresa

Istraživanje autora s Massachusetts Institute of Technology koje je objavljeno u časopisu MIT Sloan Management Review također je pokazalo pozitivne promjene nakon što je 76 kompanija smanjilo ili potpuno iskorijenilo sastanke.

Sa samo jednim danom bez sastanaka tjedno, vidljivo su se poboljšale autonomija, komunikacija, angažman i zadovoljstvo, a što je nadalje rezultiralo smanjenjem stresa i povećanjem produktivnosti.

Za optimalno rješenje važan je dijalog

No, unatoč svim prednostima njihovog smanjenja, radni sastanci su za mnoge i dalje ključan dio funkiconiranja poslovanja. Stoga se onima koji ih ne mogu ukinuti, savjetuje da ipak razmotre kako ih što kvalitetnije organizirati i iskoristiti.

Palanović pritom savjetuje da je primarno potrebno razgovarati sa zaposlenicima te da je važno da vide da je vodećem kadru zaista stalo do promjene.

“Pitajte zaposlenike što smatraju da radite dobro, a što biste mogli popraviti. Međutim, te povratne informacije će malo značiti ako se prethodno nije stvorila atmosfera u kojoj se zaposlenici osjećaju sigurno izreći svoje mišljenje, makar ono bilo i nepopularno”, kaže.